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Cartilha de Automação Comercial

Apresentação

    A informática é utilizada atualmente em lojas de todos os portes. Isto se deve ao fato dos equipamentos (hardwares) e dos programas (softwares) estarem mais baratos e, conseqüentemente, mais acessíveis. Os lojistas estão podendo aplicar novas tecnologias para resolver velhos problemas.
   A produtividade aumenta com a Automação Comercial!
    Basta olhar a sua volta: supermercados, lojas de departamento, de calçados, de confecções, entre outros exemplos, estão apresentando excelentes resultados com a utilização da informática. Porém, é importante que se faça um alerta: "automação" não é simplesmente tomar uma decisão, comprar os equipamentos e esperar os resultados de braços cruzados. A organização interna de sua loja é fator decisivo para que a automação traga os benefícios esperados. "Automatizar" é um processo que, uma vez iniciado, não termina nunca. Por isso é importante que você saiba exatamente o que esperar dele antes mesmo de começar. Outro detalhe que não pode ser esquecido é o treinamento do pessoal. De nada adianta você adquirir os equipamentos mais sofisticados se seus funcionários não souberem tirar proveito das informações passadas por estes equipamentos.
    Por serem muitas as dúvidas a respeito de automação, surgiu a idéia de se fazer essa cartilha. Através desse material, tanto você quanto os demais lojistas do pequeno varejo, conhecerão um pouco mais sobre o assunto e suas aplicações.
    Gostaria de agradecer ao corpo técnico da Bematech Indústria e Comércio de Equipamentos Eletrônicos S.A. (em especial os srs. Roberto Pinto Soares e Luiz Fernando Xavier) e da IBM do Brasil Ltda (em especial o sr Celso Winick).

A necessidade de automação do pequeno varejo à competitividade da empresa

    A informática tem evoluído de uma maneira muito rápida; diariamente novas tecnologias surgem, substituindo as que estavam em uso. Quanto mais a informática evolui, maiores se tornam as suas aplicações.
    Se você puxar um pouco pela memória lembrará que até há alguns anos, esta tecnologia não era acessível aos pequenos empreendedores do setor varejista e que muitos deles nem imaginavam os benefícios que ela traria. Felizmente esta situação mudou. A economia está passando por grandes transformações e o cenário do comércio varejista está mudando.
    O consumidor está cada vez mais exigente. Hoje ele espera encontrar na loja uma variedade maior de produtos à sua disposição, deseja ser melhor atendido e, principalmente, procura sempre preços mais competitivos. Esta mudança no comportamento do consumidor serviu de alerta ao pequeno varejo. O varejista percebeu que se não implantasse as mudanças rapidamente, tornando-se mais competitivo, corria o risco de desaparecer.
   Mudar para sobreviver!
    Este passou a ser seu novo lema. Uma das mudanças exigidas foi a implantação da Automação Comercial. Através dela as pequenas empresas podem melhorar seu controle interno, criando condições mais favoráveis para enfrentar as novas exigências do mercado.

As aplicações e seus ganhos

    Antes de continuar é importante que você saiba o que é Automação Comercial. Podemos entendê-la como o esforço para transformar tarefas manuais repetitivas em processos automáticos, realizados por uma máquina.
    A sua inseparável caixa registradora pode ser considerada o primeiro esforço de automação. Ela realiza o registro das vendas e sua totalização, operações que antes eram feitas de forma manual.
    Com a automação, a gestão do negócio passou por uma verdadeira revolução. Erros cometidos na digitação e na totalização, compra de produtos em excesso ou em quantidades menores do que as desejadas desapareceram. Os benefícios trazidos pela automação se estendem a quase todos os setores de uma loja; controle de estoques, financeiro, de contas a pagar e a receber, gestão de recursos humanos e de fornecedores passaram a ser realizadas com maior segurança.     Os velhos fichários que exigiam um tempo muito grande na consulta e no retorno das informações, podem ser aposentados.
    Hoje, graças à informática, consultar as informações de uma loja tornou-se uma tarefa rápida e confiável. Basta apertar algumas teclas e você terá acesso imediato aos dados de qualquer setor. Esta facilidade deixará você em uma situação mais privilegiada pois sua atuação será mais eficiente.
    "Automatizando" sua loja você passará a seus clientes uma imagem de empresa forte e inovadora, preocupada em atendê-los de maneira rápida e eficiente. Melhorar a negociação com seus clientes é outra vantagem que você perceberá. É só apertar uma tecla e a ficha completa do cliente estará à sua disposição, com todas as informações importantes sobre ele, tais como histórico de compras, de pagamentos, etc..
    Novas estratégias de marketing poderão ser desenvolvidas graças à automação. Utilize-a para segmentar os clientes atuais, revitalizar o relacionamento com os clientes que, por algum motivo, deixaram de comprar em sua loja, e para melhorar suas atividades de mala-direta e telemarketing. Neste tipo de atividade, o fator tempo é muito importante. Valorize-o, oferecendo seus produtos a quem realmente pode comprá-los. Desta forma você estará valorizando também o seu dinheiro.
    A Automação Comercial pode trazer muitas vantagens para sua loja. As que você acabou de conhecer são apenas algumas delas. Seja criativo, abuse de sua imaginação e, com certeza, você descobrirá sempre novas formas de aplicá-la para melhorar o seu empreendimento.

A concorrência

    Se você é um varejista que deseja crescer é importante saber que muitos fatores podem determinar o sucesso de sua loja um deles é a concorrência.
     Vista como uma ameaça, a concorrência pode servir de termômetro para novas tendências do mercado. Vigie os passos do seu concorrente e saiba tirar vantagem das observações feitas. Se o seu concorrente estiver pensando em "automatizar" a loja, pense nesta possibilidade o seu negócio; se ele ainda não pensou, antecipe-se e obtenha desde já esta vantagem.
    O varejista encontra-se cercado de concorrentes por todos os lados. Além dos tradicionais há os varejistas sem loja;  os quais vendem seus produtos sem que os consumidores precisem sair de suas casas. Basta que possuam um computador, um telefone ou mesmo um aparelho de TV e os produtos virão até eles. Você deve ficar atento a esta nova tendência do mercado, pois o varejo sem loja pode comprometer o futuro do seu empreendimento.
    O que fazer quando empresas de outras cidades e estados comercializam produtos iguais ou melhores que os seus a um custo menor, invadindo a casa do seu cliente? A resposta a este desafio tem que ser rápida e decisiva. Para enfrentar qualquer tipo de concorrência ameaçadora, é necessário aumentar a produtividade e melhorar o atendimento de seus consumidores; e não se iluda, só com a Automação isto será possível.

O controle interno

    Pelo que foi visto até agora fica fácil perceber que a pequena empresa encontra-se numa posição delicada. Convivendo numa economia difícil, com margens menores, devido ao aumento da concorrência, e trabalhando com fornecedores mais eficientes, ele só tem uma saída: ou aprimora a qualidade do serviço prestado ou perecerá!
    Tradicionalmente o pequeno varejo nasceu e cresceu ao redor de uma pessoa ou de um pequeno grupo. Esta pessoa era responsável pela condução de todas as operações da loja; esta é uma imagem que deve fazer parte do seu passado. Os tempos mudaram e é preciso evoluir para sobreviver; hoje o varejista deve acompanhar as transformações que estão acontecendo e fazer da tecnologia sua aliada inseparável.
    Mesmo para uma loja de pequeno porte que trabalha com, aproximadamente, 2000 itens é impossível uma única pessoa ter em mente tudo o que é necessário para o bom andamento do negócio. Imagine ter que decidir sobre o que, quando, quanto e onde comprar, controlar o fluxo de estoques, conhecer os bons e maus clientes e ainda conseguir atendê-los de maneira eficiente. Com certeza, qualquer empresário que trabalhe desta maneira, viverá sempre com dor de cabeça.
    Com  a Automação as tarefas repetitivas passarão a ser realizadas pelo computador deixando lhe livre para fazer aquilo que mais sabe: vender.

Procedimentos para "automatizar" sua loja: planeje primeiro!

    Empresários que encaram a automação como um modismo passageiro, com certeza irão se arrepender no futuro. Se você está pensando em "automatizar" sua loja e deseja que esta operação seja um sucesso, é importante tomar alguns cuidados básicos.
    A automação deve ser planejada nos mínimos detalhes. Não adianta imaginar que o processo de automação resolverá todos os problemas da sua empresa como num passe de mágica. Como foi dito antes não é um processo simples.
    Planeje primeiro! Quais são os benefícos que a automação trará à sua empresa? Para descobrir quais são eles, responda às perguntas formuladas a seguir:

Estou plenamente convencido que "automatizando" minha loja resolverei os meus problemas? De que maneira a automação vai contribuir para resolvê-los? Quais são os benefícios para meus clientes? Minha loja se tornará mais competitiva? Estou disposto a gastar parte do meu tempo com a automação? Meus funcionários estarão dispostos a realizar o mesmo esforço? Terei dinheiro suficiente para "automatizar" minha loja? O quê a minha loja ganhará com o sistema de automação? Existem pessoas na minha empresa que já ouviram falar em Automação Comercial? Caso existam, qual é o conhecimento delas neste assunto?

    Nenhum processo de automação dará resultado se o gerente e o proprietário da loja não se comprometerem com ele.
    O empresário deve estar consciente de que algum tempo e dinheiro serão gastos neste processo mas que este investimento, muito em breve, permitirá uma competição de igual para igual com os demais estabelecimentos do setor.
    Mas não basta somente o comprometimento do dono a participação dos funcionários é fundamental no processo; caso contrário, a implantação corre o risco de não dar certo.
    É comprovado que as chances de sucesso na implantação da Automação Comercial são maiores quando conhecemos os sistemas, os equipamentos e os procedimentos que serão utilizados. É importante que você identifique entre seus funcionários aqueles que já possuem algum tipo de experiência; a contribuição de todos será fundamental para se obter o sucesso desejado.

Busque ajuda especializada

    Se você não estiver familiarizado com os equipamentos e com os procedimentos para iniciar seu processo de Automação Comercial, não julgue estas dificuldades como uma barreira - não desanime. É para isso que existe a ajuda especializada; não tente encontrar todas as respostas sozinho.
    Este tipo de ajuda pode ser encontrada de diversas formas, eis algumas: